مستندات الشراء وتقييم العروض

مستندات الشراء وتقييم العروض

من تحديد احتياجات صاحب العمل إلى اختيار المقترح القابل للتطبيق والمقبول

تتشكل جودة مشروع النافورة من وقت إعداد وثائق الشراء والتسليم. إذا كان نطاق العمل ومواصفات الأداء والمسؤوليات ومعايير القبول واضحة، فيمكن لمقدمي العروض تقديم حلولهم وسعرهم على أساس مشترك.

قد يؤدي الغموض في هذه المرحلة لاحقًا إلى خلافات حول سعة المعدات أو جودة العرض أو عمليات البناء أو التدريب أو التكاليف الإضافية. على سبيل المثال، عبارة "الأداء الكامل للنافورة الموسيقية" دون تحديد نطاق الهيكل وطاقة الإدخال والتنقية والصوت وبرنامج العرض تخلق انطباعات مختلفة.

وينبغي للتوثيق المناسب أن يترجم النتيجة المتوقعة إلى مجموعة من الالتزامات الفنية التي يمكن التحقق منها.

This chapter is a technical model for preparing documents and comparing offers. ويجب تعديل طريقة الندب والمؤهلات والضمانات والشروط التعاقدية مع قواعد المعاملات والعقود الخاصة بصاحب العمل قبل النشر. Tables and numbers in this chapter are educational examples.

38–1. موضوع الشراء تعريف النظام القابل للاستغلال

In the fountain project, the equipment must produce a specific result together. Therefore, the subject of purchase can include design, supply, installation, programming, testing, training and delivery of documents.

يجب على صاحب العمل أولاً تحديد المخرجات الرئيسية:

• نوع النافورة وطريقة الاستخدام.

• نوعية المياه والمكياج المتوقع.

• ظروف الإضاءة والعرض.

• ساعات العمل والأنماط.

• متطلبات إدارة المياه.

• مرافق الصيانة وقوة التشغيل.

• القيود المفروضة على الاستهلاك والبنية التحتية.

• معايير التسليم والقبول.

على سبيل المثال، يصبح شراء عدد من الفوهات والمضخات مشروعًا قابلاً للتسليم عندما تكون مسؤولية حساب الدائرة واختيار نقطة التشغيل والتحكم في الأداء وتركيبه وإثباته واضحة أيضًا.

في الخدمات التي تقدمها OASE، يعد إعداد مواصفات المعدات والتفاصيل الفنية ودعم وثائق التسليم جزءًا من عملية المشروع. Services for developing specifications and document support in OASE ^[262]

38–2. Preparation of birth certificate required by the employer

قبل تجميع المواصفات التفصيلية، يتم إعداد معرف مختصر للمشروع.

ويجب أن تكون المعلومات متسقة مع الوضع الفعلي للمكان. Power capacity or discharge location that has not yet been confirmed should be marked with a status of "needs review".

In the reconstruction project, the existing documents and their validity are also recorded. The proposer should know which information has been extracted and which sections require additional review.

38–3. اختيار هيكل المهمة وتعيين الشخص المسؤول

يؤثر هيكل المهمة على طريقة ترتيب المستندات.

In all structures, the person responsible for the coordination of the entire system must be identified. إذا تم توفير المضخة واللوحة والفوهة من مصادر مختلفة، فمن الضروري معرفة من سيتحقق من توافقها ويثبت أداء المجموعة.

أيضًا، يجب أن يكون لفحص المستند أو التحقق منه نطاق واضح. إن الفحص البصري للخطة وتقييم الحسابات وقبول المعدات ليسا نفس الأنشطة.

38–4. تعريف حدود العمل وحدود المسؤوليات

يجب تعيين التصميم والتوريد والتركيب والاختبار والتسليم لكل جزء.

مثال العبارة المقترحة

"يصل حد إمداد صاحب العمل بالكهرباء إلى النقطة المحددة في خريطة التوصيلات. ويكون تصميم وتنفيذ المسار بعد هذه النقطة ومعدات التوزيع والحماية ذات الصلة ضمن نطاق المقاول وفقًا لجدول المسؤوليات.

في النسخة النهائية، يجب تحديد نقطة التسليم والشروط الكهربائية بدقة.

يمكن لعبارة "جميع المهام الضرورية" أن تكمل وصف الخدمة، ولكن لا ينبغي أن تحل محل قائمة واضحة بالمسؤوليات.

المكان الشكل 38-1 - خريطة حدود المسؤوليات

النموذج المقترح: خريطة مشروع بسيطة توضح نقاط توصيل المياه والكهرباء والصرف الصحي وحدود عمل الهيكل والمنطقة ومشغل النافورة.

Subtitle: "Technical boundaries must be defined in the same map, service description and price table."

38–5. تحويل المتطلبات إلى مواصفات قابلة للقياس

يجب أن توضح المواصفات ثلاث مسائل:

1. ما هي النتيجة المطلوبة؟ 2. تحت أي ظروف يتم فحصها؟ 3. ما هي الدرجة أو الاختبار المستخدم لقبولها؟

بالنسبة لارتفاع النافورة، يجب معرفة مستوى الماء وحالة الدوائر النشطة. بالنسبة لاستهلاك الطاقة، يجب تحديد جدول العرض وساعات العمل.

Performance specifications and manufacturing specifications can complement each other. يجب تحديد العناصر التي تؤثر على السلامة والتوافق والمتانة وقابلية الإصلاح بتفاصيل كافية؛ In other sectors, it is possible to maintain the possibility of providing a different solution.

38–6. Table of technical information of equipment and review of equivalents

The bidder must provide a detailed model and assessable technical information for each major equipment.

The phrase "or similar" without criteria does not allow for a clear comparison. The proposed equivalent should be checked for performance, environmental conditions, connection, control, maintenance and documentation.

إذا كان استخدام نموذج معين ضرورياً ليكون متوافقاً مع النظام القائم، فيجب تسجيل السبب الفني وتنسيق طريقة إدخاله مع قواعد الشراء الخاصة بصاحب العمل.

تقدم Crystal Fountains الوثائق الميكانيكية والكهربائية وتفاصيل التركيب والمواصفات الفنية في مجموعاتها الهندسية؛ These types of documents are important to evaluate an equipment proposal. Crystal Fountains engineering and technical support packages ^[263]

38–7. Setting the list of quantities and the price table

يجب أن يتوافق جدول الأسعار مع النطاق الفني ويحدد ما يغطيه كل مبلغ.

تشمل العناوين الشائعة ما يلي:

• تصميم وإعداد الوثائق.

• معدات المياه والعرض.

• الأنابيب وملحقاتها.

• الكهرباء والإضاءة.

• التحكم والبرمجة.

• معالجة المياه وإدارتها.

• التثبيت والعمليات ذات الصلة.

• الاختبار والتشغيل.

• وثائق التدريب والتسليم.

• قطع الغيار الأولية.

• فترة محددة للخدمة بعد الولادة.

من الممكن عرض سعر الحزمة الكاملة، بشرط أن تكون مكونات الحزمة نفسها وحدودها واضحة.

For cable, pipe and items dependent on actual quantity, the basis of measurement and pricing must be specified. For services, the number, content and expected output should be defined.

مثال على الغموض المهم

قد يحتوي كلا العرضين على "نظام تحكم"، لكن أحدهما يتضمن البرنامج التجريبي وترخيص البرنامج والتدريب، بينما يغطي الآخر الأجهزة فقط. وينبغي توضيح هذا الاختلاف قبل مقارنة الأسعار.

ويجب أيضًا فصل العناصر الاختيارية عن النطاق الأساسي ويجب تحديد طريقة تأثيرها على التقييم مسبقًا.

38–8. جدول الإمتثال وتسجيل الانحرافات

يتيح جدول الامتثال إمكانية تتبع العلاقة بين متطلبات صاحب العمل واستجابة مقدم العرض.

ويجب أن تكون الإجابة "مطابق" مرفقة بأدلة يمكن التحقق منها في الحالات المهمة.

يجب على مقدم العرض تقديم الافتراضات والاستثناءات والاستثناءات في القسم المحدد. الاستثناء الذي يتم إخفاؤه في النص الطويل للكتالوج يجعل التقييم صعبًا.

ويجب على صاحب العمل أيضًا تسجيل حالة كل انحراف: مقبول، أو بحاجة إلى تفسير، أو غير متوافق مع المتطلبات الأساسية؛ وفق أسلوب التقييم المعتمد.

الشكل 38-2 — مسار متابعة أحد المتطلبات

التنسيق المقترح: ربط مطلب من "وصف المطلب" إلى "رد الاقتراح" و"وثيقة التصميم" و"الاختبار" و"محضر القبول".

العنوان الفرعي: "كل متطلبات مهمة يجب أن تكون قابلة للإرجاع إلى مرحلة إثبات الأداء."

38–9. تقييم القدرة التنفيذية والسجلات ذات الصلة

يجب التحقق من القدرة على تنفيذ المشروع بالأدلة المناسبة.

المواضيع المهمة هي:

• تجربة المشاريع ذات التعقيد المماثل.

• الدور الحقيقي للشركة في السجلات المقدمة.

• أعضاء الفريق الرئيسي ومسؤولياتهم.

• مرافق التصنيع والتجميع والاختبار المطلوبة.

• طريقة توفير المعدات وقطع الغيار.

• القدرة على البرمجة والتكليف.

• موارد الخدمة بعد الولادة.

إن تشابه المشروع لا يتعلق فقط بالأبعاد أو المبلغ. من المهم أيضًا نوع التحكم واتصال المستخدمين بالمياه وتعقيد التنفيذ وظروف الموقع.

عند مراجعة السجلات، يجب أن يكون واضحًا ما إذا كانت الشركة هي المصمم أو المصنع أو المورد أو المثبت أو المسؤولة عن المشروع بأكمله.

الصور ومقاطع الفيديو مفيدة لإظهار النتيجة، ولكن من الأفضل أن تصاحب معلومات المشروع ونطاق المسؤولية وأدلة التسليم أو التشغيل.

في التقييم، لا ينبغي تسجيل الميزة بشكل متكرر في عدة أقسام دون سبب. على سبيل المثال، يجب الفصل بين تاريخ الشركة وجودة الحل الفني المقترح.

38–10. فصل المتطلبات الأساسية عن معايير النقاط

أولاً، يتم التحقق من المتطلبات الأساسية؛ مثل توفير الوظائف الأساسية والوثائق الضرورية وشروط السلامة المحددة. تتم بعد ذلك مقارنة العطاءات المؤهلة بمعايير التسجيل.

لا ينبغي تعويض النقص في أحد المتطلبات الأساسية بدرجة أعلى في الجمال أو وقت التسليم أو السعر.

يجب أن يكون لمعايير النتيجة وزن ووصف واضح. على سبيل المثال:

بالنسبة لكل معيار، يجب أن يكون واضحًا ما هي الأدلة التي تحصل على النتيجة. إن عبارة "جيد جداً" دون وصف يمكن التحقق منه تثير احتمال الخلاف.

ويؤكد دليل البنك الدولي أيضًا على إعلان المعايير والأوزان في الوثائق وتقييم الجودة إلى جانب التكلفة. وهذه الإشارة هي نموذج منهجي ولا تطبق أحكامه تلقائيا على مشتريات البلديات الإيرانية. دليل معايير تسجيل البنك الدولي ^[264]

38–11. حساب عينة من النتيجة المجمعة

المثال التالي تعليمي بحت. ويتوقف استخدام هذه الطريقة على جوازها في إطار عملية الشراء التي يقوم بها صاحب العمل والإعلان المسبق عن صيغة وأوزان وشروط القبول.

افترض أن ثلاثة مقترحات قد حققت جميع المتطلبات اللازمة ودرجة فنية لا تقل عن 70.

النتيجة المالية:

$F_i=100\times \frac{C_{\min }}{C_i}$

في هذا الصدد، $C_i$ هو المبلغ المقدر للعرض و $C_{\min }$ هو أقل مبلغ مقيم بين العروض المؤهلة.

بوزن فني 60% ومالي 40%:

$S_i=0.60T_i+0.40F_i$

في هذا المثال، يحصل الاقتراح أ على أعلى الدرجات المجمعة.

ويظهر الفارق البسيط بين المرتبتين الأوليين أهمية توثيق النتائج الفنية ودقة الحسابات. يجب تحديد الأوزان والمعايير قبل تلقي المقترحات؛ وتغييرها لتحقيق النتيجة المرجوة يدمر صحة المقارنة.

كما أن السعر المنخفض للعرض غير المطابق لا يصل إلى هذا الجدول.

38–12. تكاليف الأساس المشترك ومراجعة دورة الحياة

يجب أن تكون المبالغ في نطاق مماثل. يجب التحقق من أشياء مثل الضرائب والشحن والتثبيت والاختبار وترخيص البرامج والتدريب والعناصر الأساسية وفقًا للطريقة المحددة مسبقًا.

لا ينبغي افتراض أن النقص الكبير في نطاق العطاء سيتم حله تلقائيًا عن طريق إضافة مبلغ مضاربة. ويجب أن تكون طريقة التعامل مع العجز والغموض وعدم الالتزام وفق الطريقة المعتمدة.

في حالة استخدام تكلفة دورة الحياة، يتم تحديد هذه العناصر مسبقًا:

• الأفق الزمني.

• ساعات العمل والجدول الزمني.

• الحد الأقصى لاستهلاك الطاقة والمياه.

• أساس الأسعار ونسبة الخصم.

• تكلفة الخدمة والاستبدال.

• القيمة المتبقية، إن وجدت.

• طريقة فحص مطالبات الاستهلاك.

يتعامل معيار ISO 15686-5 مع تحليل تكلفة دورة حياة المباني والأصول المشيدة ومكوناتها. يمكن أن يكون نطاق هذا المعيار مرجعًا لهيكل التحليل؛ يجب تحديد مدخلات الحساب لمشروع النافورة. مقدمة عن ISO 15686-5 ^[265]

الشكل 38-3 - مكونات التكلفة القابلة للمقارنة

الشكل المقترح: الرسم البياني التفصيلي لتكاليف الطاقة والصيانة والاستبدال لاثنين من المقترحات الافتراضية بنفس النطاق.

العنوان الفرعي: "تكون مقارنة التكلفة صالحة عندما يكون نطاق الخدمة وافتراضات الحساب متماثلة."

38–13. إدارة الأسئلة والشروحات وتغييرات المستندات

يجب أن يكون للأسئلة الفنية مسار واضح وقابل للتسجيل.

إذا أدت الإجابة على سؤال إلى تغيير معلومات المشروع أو متطلباته، فيجب أن ينعكس التأثير في الوثائق ذات الصلة. لتجنب الإصدارات المختلفة، يتم تحديد رقم المراجعة وتاريخ كل مستند.

وينبغي أيضًا فصل تفسير الاقتراح عن تغييره الأساسي. الحدود المسموح بها للشرح والتعديل والتفاوض تخضع لطريقة الشراء التي يتبعها صاحب العمل.

العناصر التي تتطلب عادةً أسئلة فنية هي:

• الفرق بين الخريطة وجدول القيم.

• نقص معلومات البنية التحتية.

• الغموض في مسؤولية الطهارة أو الصوت.

• عدم اليقين في شروط الاختبار.

• الاختلاف في عدد البرامج الاستعراضية.

• عدم اليقين من تسليم الملفات والأذونات.

• محدودية الوصول أو التوقف.

بعد اختيار الاقتراح، يجب أيضًا تسجيل تغيير المعدات أو طريقة التنفيذ من خلال التحقق من التأثير على الأداء والوقت والتكلفة والمستندات.

38–14. خطة التنفيذ وخطوات التنفيذ والتزامات الدعم

يجب أن يُظهر البرنامج المقترح الترابط بين الأنشطة: التصميم والتوثيق والبناء والتوريد والتركيب والاختبار والتدريب.

يجب أن يكون الوعد بالتسليم السريع متوافقًا مع وقت التسليم وظروف الموقع الفعلية.

يمكن أن تشمل الخطوات الفنية القابلة للتحقق ما يلي:

1. قبول وثائق التصميم ذات الصلة. 2. التحقق من المعدات والمجموعات الجاهزة للتثبيت. 3. استكمال التثبيت والاختبارات الأولية. 4. قبول اختبار الأداء. 5. تسليم الوثائق والتدريب. 6. التنازل عن العناصر المتبقية.

وينبغي توضيح ربط هذه الخطوات بالدفع والأعمال التعاقدية الأخرى في الوثائق ذات الصلة؛ لا توجد نفس النسبة أو الهيكل لجميع المشاريع.

في خدمة ما بعد التسليم، يجب تحديد هذه المشكلات:

• نطاق الضمان وشروطه.

• المسؤول عن ساعات الاتصال والتغطية.

• زمن الاستجابة الأولية ومتطلبات الحضور.

• طريقة توريد قطع الغيار.

• الخدمات المتضمنة وخارج العقد.

• دعم البرامج والوصول الضروري.

• كيفية التسجيل وإغلاق طلب الفشل.

إن "الدعم الكامل" بدون هذه التفاصيل لا يخلق التزاما قابلا للقياس.

38–15. معايير القبول ووثائق التسليم

يجب تحديد معايير القبول عند إعداد مستندات الشراء. وتأجيلها إلى نهاية التنفيذ يخلق أساساً للخلاف حول النتيجة.

ويتم تحديد طريقة الإثبات لكل قسم:

يجب أن تتضمن وثائق التسليم رسومات البناء وقائمة المعدات والتكوين وتقرير الاختبار والتعليمات والعناصر المقررة.

يجب تحديد ملفات البرنامج والنسخة القابلة للتحرير وترخيص البرنامج وحقوق استخدام محتوى العرض والوصول إلى النسخ الاحتياطي بوضوح منذ البداية. من الضروري أن يعرف المشغل الموارد التي سيتاح له الوصول إليها لمواصلة العمل والتغييرات المستقبلية.

في مقدمة خدمات GSO، يتم ذكر التصميم وتوريد المعدات والتدريب والدعم معًا. في وثائق كل مشروع، يجب تحديد المخرجات القابلة للتسليم لهذه الخدمات بشكل منفصل. خدمات النافورة الحضرية GSO ^[266]

الشكل 4-38 - ملف تسليم العينة

الصورة المقترحة: مجلد مستندات المشروع، وقائمة المعدات، وصفحة نموذج تقرير الاختبار، إلى جانب صورة تدريب المستخدم.

تسمية توضيحية: "يجب تحديد عناصر التسليم قبل الشراء حتى تكون هناك خطة لإعدادها واستلامها."

38–16. نموذج وصف قصير للخدمة ومراجعة الوثيقة النهائية

النص التالي هو مثال لبداية وصف الخدمة ويجب استكماله بمعلومات المشروع قبل الاستخدام:

"موضوع العمل هو القيام بتصميم وتوريد وتركيب وبرمجة واختبار وتشغيل نظام النافورة الخاص بالمشروع... ضمن الحدود المبينة في الخرائط وجدول المسؤوليات.

يجب أن يوفر النظام الوظائف المدرجة في جدول المتطلبات في ظل ظروف اختبار محددة. يلتزم مقدم العرض بتقديم الحل الفني ومواصفات المعدات والافتراضات والانحرافات وخطة التنفيذ ووثائق إثبات الأداء.

يشمل نطاق العمل تنسيق المكونات الموردة ضمن نطاق العقد ومراجعة الواجهات القائمة مع الأجزاء الأخرى من المشروع. تتم مراجعة المستندات ومراقبة الجودة وإجراءات القبول وفقًا للمرفقات ذات الصلة.

يشمل التسليم المعدات المثبتة ونتائج الاختبار والرسومات المبنية والإعدادات والملفات المتفق عليها وتعليمات التشغيل والصيانة والتدريب وقطع الغيار المدرجة في المستندات. تم تحديد نطاق الدعم ومسؤوليات ما بعد التسليم في مرفق الخدمة.

قبل النشر، يجب أن تجيب المراجعة النهائية على هذه الأسئلة:

• هل حاجة المشروع ونوع الاستخدام واضحة؟

• هل تتطابق الخريطة والمواصفات وجدول الأسعار؟

• هل حدود المسؤوليات ونقاط التسليم واضحة؟

• هل يتم فصل المعايير الأساسية عن معايير النتيجة؟

• هل تم الإعلان عن الأوزان وطريقة التسجيل وأساس التكلفة؟

• هل يستطيع مقدم الطلب تسجيل انحرافاته وافتراضاته بشكل واضح؟

• هل طرق الاختبار ووثائق القبول معروفة؟

• هل يتم تعيين العمليات والتدريب والدعم ضمن نطاق العمل؟

يجب أن تحتوي النسخة النهائية من المستندات على قائمة المستندات ورقم المراجعة ومرجع الرد المحدد. هذا الإصدار هو الأساس لتلقي العروض ومراجعتها ومقارنتها.